Im Zeitalter der Digitalisierung und Industrie 4.0 verlassen sich Unternehmen heute zunehmend auf Computer, Software und künstliche Intelligenz, um ihre Geschäfte zu führen. Automatisierte Prozesse sind der Dreh- und Angelpunkt, damit Unternehmen in der heutigen Zeit konkurrenzfähig bleiben.
Der Aufstieg der künstlichen Intelligenz hat zur Entwicklung neuer Technologien geführt, die es Maschinen ermöglichen, menschliche Funktionen auszuführen. Dazu gehören Spracherkennung, Verarbeitung natürlicher Sprache, maschinelles Lernen und Robotik.
Doch warum lohnt es sich, als Unternehmen die eigenen Prozesse zu überdenken und mithilfe der Prozessautomatisierung effektiver zu arbeiten? In diesem Blogartikel erklären wir, was Prozessautomatisierung ist und wie Unternehmen mithilfe automatisierter Prozesse den erfolgreichen Sprung ins Industrie 4.0-Zeitalter schaffen.
Was ist Prozessautomatisierung?
Die Prozessautomatisierung dient dazu, menschliche Arbeit zu erleichtern und manuelle Prozesse zu reduzieren. Mithilfe von Prozessautomatisierung verringert sich die Arbeitszeit, die ein Mensch bisher für einen bestimmten Prozess benötigt hat. Immer wiederkehrende Aufgaben, die ein Mensch bisher manuell durchgeführt hat, werden durch intelligente Computersysteme in voll automatische Prozesse umgewandelt. Dies führt zu sinkenden Kosten. Das Unternehmen kann die Kostenersparnis entweder direkt an den Kunden weitergeben oder – wenn die sinkenden Kosten nicht an den Kunden weitergegeben werden – den Gewinn vergrössern.
Durch die Prozessautomatisierung sollen manuelle Prozesse mithilfe neuster Digitalisierungstechnik in automatisierte Prozesse umgewandelt werden. Digitalisierungstechnik beinhaltet dabei sowohl Hardware als auch Software. Arbeitsabläufe mit einem hohen Grad an Komplexität können durch ein Computersystem beispielsweise so optimiert werden, dass die menschliche Arbeit auf ein Minimum reduziert oder sogar ganz abgelöst wird.
Unternehmen und Behörden, die verfügbare Technologie für intelligente Automatisierungslösungen optimal einsetzen, haben einen deutlichen Vorteil gegenüber solchen Organisationen, die ihre manuellen Prozesse beibehalten.
Deshalb haben Unternehmen und Behörden, die mithilfe der vielfältigen, intelligenten Automatisierungsmöglichkeiten ihre Prozesse deutlich verbessern, einen erheblichen Vorteil zu solchen Unternehmen, die standardisierte Prozesse weiterhin manuell betreiben.
Welche verschiedenen Arten der Prozessautomatisierung gibt es?
Die Prozessautomatisierung gliedert sich in verschiedene Arten:
- Anlagenautomatisierung
- Produktautomatisierung
- Simple Prozessautomatisierung
Soll der Herstellungsprozess für ein Produkt mithilfe eines Automatisierungsprozesses verbessert werden, handelt es sich um eine Anlagenautomatisierung. Bei der Anlagenautomatisierung spielt die Beschaffenheit des Produktes keine Rolle. Ebenso ist es bei der Anlagenautomatisierung nicht wichtig, wie viele Schritte der gesamte Herstellungsprozess beinhaltet.
Die Produktautomatisierung dient dazu, das eigentliche Produkt zu optimieren bzw. zu verbessern. Unter die Produktautomatisierung fallen beispielsweise Labore, die zum Teil automatisiert sind, Roboter sowie intelligente Lagersysteme.
Die simple Prozessautomatisierung wird dann angewandt, wenn Prozesse vor der Automatisierung bereits einem festgelegten Schema folgten und sich dieses Schema einfach abbilden lässt. Eine weitere Voraussetzung für die simple Prozessoptimierung ist, dass nur ein vorgegebener Weg den Prozess beschreibt. Unter die simple Prozessautomatisierung fallen beispielsweise:
- Mahnungen automatisiert verschicken
- Kundendaten automatisch auf dem neusten Stand bringen
- Nachrichten automatisch verschicken
Wann lohnt sich Prozessautomatisierung?
Viele Unternehmen sind nach wie vor zurückhaltend, ihre bisherigen Prozesse in automatisierte Prozesse umzustrukturieren. Gerade kleine Unternehmen scheuen sich, den gesamten Prozess umzustellen, da sie den, aus ihrer Sicht, entstehenden Aufwand und die Kosten sehen. Doch gerade kleine, manuelle, oft langweilige Aufgaben sind es, die im Alltag das Leben in kleineren Unternehmen schwer machen.
Auf kurze Sicht gesehen, ist der Weg zu digitaler Prozessautomatisierung und weg von manuellen Prozessen mit Kosten und Aufwand verbunden. Doch die Mühe zum Umstieg und hin zur intelligenten Prozessautomatisierung lohnt sich auf jeden Fall. Auf lange Sicht spart die digitale Prozessautomatisierung viel Zeit und Kosten. Die Investition lohnt sich also, auch gerade für kleinere Unternehmen.
Ein weiterer Pluspunkt, warum sich digitale Prozessautomatisierung lohnt, ist, dass die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt. Wenn die Mitarbeitenden wiederholende Prozesse zukünftig nicht mehr selbst erledigen müssen und stattdessen Aufgaben mit mehr Anspruch erledigen können, steigert das ihre Zufriedenheit. Auch beim Bewerbungsprozess sammelt ein Unternehmen, welches digitale Prozessautomatisierung betreibt, reichlich Pluspunkte bei Bewerbern und zukünftigen Arbeitnehmenden, denn das Unternehmen stellt sich als innovativ und zukunftsweisend seinen potenziellen neuen Mitarbeitenden dar. Die Mitarbeitenden lieben abwechslungsreiche Aufgaben, bei denen keine Langeweile aufkommt.
Ein weiterer Grund, warum sich digitale Prozessautomatisierung lohnt ist, den eigentlichen Bewerbungsprozess wesentlich schneller abschliessen zu können, um schneller auf die neuen Mitarbeitenden zugreifen zu können.
Das sind die entscheidenden Vorteile digitaler Prozessautomatisierung
Nur gut funktionierende Prozesse sorgen dafür, dass die Abläufe im Unternehmen reibungslos vonstattengehen.
Folgende Vorteile der Prozessautomatisierung bringen echten Mehrwert für Unternehmen:
1. Kosten werden spürbar gesenkt
Unternehmen schlagen zwei Fliegen mit einer Klappe, wenn sie Prozessautomatisierung betreiben:
- Anfallende Aufgaben, die monoton sind, fallen durch Prozessautomatisierung weg, was die Kosten für manuelle, menschliche Arbeit senkt.
- Durch das Automatisieren der Prozesse sinkt die Fehleranfälligkeit, die durch manuelle und monotone Aufgaben entsteht, deutlich. Dies führt dazu, dass Umsatzeinbussen infolge menschlichen Versagens vermieden werden.
2. Produktivität wird gesteigert
Ein weiterer Vorteil der Prozessautomatisierung ist, dass die Produktivität steigt.
Mithilfe eines CRM-Systems haben die Vertriebsmitarbeitenden eines Unternehmens beispielsweise die Möglichkeit, in kürzester Zeit Informationen zu Kunden abzurufen, für die sie sonst erheblich länger gebraucht haben. Im manuellen Prozess haben Mitarbeitende oft stundenlang Datenbanken und Tabellen nach den benötigten Informationen durchsucht. Dies fällt durch die Prozessautomatisierung weg. Dadurch können sich die Vertriebsmitarbeitende höherwertigen Aufgaben widmen.
Auch automatisierte Folge-E-Mails und Telefonanrufe erleichtern Vertriebsmitarbeitenden das alltägliche Arbeiten erheblich.
3. Kundenservice wird verbessert
Durch weniger fehleranfällige, automatisierte Prozesse bieten Unternehmen ihren Kunden einen besseren, schnelleren Kundenservice an. Gerade in der heutigen, schnelllebigen Zeit, schätzen Kunden einen schnellen Service, was zu positiven Weiterempfehlungen der Kunden führt.
4. Umsatz wird gesteigert
Statt die Zeit damit zu verschwenden, dass Vertriebsarbeitende Kundeninformationen manuell heraussuchen müssen, können sie sich durch die Prozessautomatisierung darauf konzentrieren, mit Kunden und Interessenten in Verbindung zu treten. Dies führt zu einer besseren Kundenbeziehung.
Automatisierte Systeme verhelfen den Vertriebsmitarbeitenden dazu, den Kunden innerhalb kürzester Zeit Empfehlungen auf deren vergangenen Kaufentscheidungen auszusprechen.
Menschliche Fehler werden ebenfalls vermieden, was die Verkaufschancen der eigenen Produkte und Dienstleistungen deutlich erhöht.
5. Beseitigen Sie Verschwendung
Gerade im Zeitalter der Industrie 4.0 und im Hinblick auf das Umweltbewusstsein, ist es äusserst wichtig, nachhaltig und umweltschonend herzustellen. Nach wie vor stellt der produzierte Abfall, der durch das Herstellen entsteht, eines der grössten Probleme dar.
Viele Unternehmen stellen mehr Produkte her, als sie letztendlich verkaufen können. Ein wesentlicher Grund hierfür ist, dass alle Schritte eines manuellen Produktionsprozesses noch über manuelle Handarbeiten erledigt werden. Prozessautomatisierung führt hingegen dazu, dass alle Schritte innerhalb des Prozesses effizient genutzt werden, was zu weniger Abfall, weniger Kosten und höherem Gewinn führt.
Fazit: Prozessautomatisierung lohnt sich in jedem Fall, sowohl für kleine, als auch für mittelständische Unternehmen und grosse Betriebe. Der Aufwand und die Kosten, die anfangs investiert werden müssen, sind schnell wieder eingespielt und führen schon bald zu deutlich effizienteren und effektiveren Prozessen, steigern die Zufriedenheit und Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden und den Gewinn.
